Denkt u aan het vermelden van uw bedrijfsgegevens?

Veel ondernemers zuchten onder de regeldruk in Nederland. Desalniettemin is het voor ondernemers van belang om compliant te opereren door te voldoen aan wet- en regelgeving. Een van die wettelijke voorschriften betreft het vermelden van diverse bedrijfsgegevens, zoals bijvoorbeeld handelsnaam, KvK-nummer en BTW-nummer op de bedrijfscorrespondentie. Onder bedrijfscorrespondentie vallen naast brieven en faxberichten ook facturen, e-mails, offertes, brochures en uw website(s).

Omdat wellicht niet elke ondernemer zich hiervan bewust is, zetten we voor uw gemak een en ander op een rijtje.

Welke bedrijfsgegevens moet u vermelden?

  1. Op uw bedrijfscorrespondentie moet u altijd het nummer van inschrijving bij het handelsregister (Kamer van Koophandel) en uw handelsnaam vermelden. Een handelsnaam is de naam waarmee een onderneming aan het handelsverkeer deelneemt.
  2. Is sprake van een naamloze vennootschap (N.V.), een besloten vennootschap (B.V.), een coöperatie of een onderlinge waarborgmaatschappij (OWM)? En wijkt de handelsnaam af van de statutaire naam? In dat geval moet ook de statutaire naam worden vermeld. De statutaire naam is als zodanig vermeld in de akte van oprichting.
  3. Indien sprake is van een N.V. of een B.V. geldt bovendien dat de statutaire zetel – dit is de plaats waar de N.V. of B.V. is gevestigd – vermeld moet worden.

Aanvullende eisen voor facturen!
Ook een factuur behoort tot bedrijfscorrespondentie, maar voor facturen geldt naast de hierboven genoemde eisen nog aanvullende verplichtingen. Een factuur moet de volgende gegevens bevatten:

  1. Naam en adres van de onderneming.
  2. Naam en adres van de afnemer.
  3. De factuurdatum.
  4. Een uniek factuurnummer.
  5. BTW-nummer.
  6. KvK-nummer.
  7. Een omschrijving van de goederen of diensten die de onderneming heeft geleverd.
  8. Het aantal geleverde goederen of diensten.
  9. De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
  10. het BTW-tarief.
  11. De prijs inclusief en exclusief BTW.
  12. Het te betalen bedrag aan BTW.

In bijzondere gevallen kunnen extra verplichtingen van toepassing zijn. Deze eisen gelden zowel voor papieren als digitale facturen. Uw afnemer is overigens niet verplicht een digitale factuur te accepteren.

Zie voor meer informatie ook de belastingdienst.

Aanvullende eisen voor koop op afstand?
Doet u zaken met consumenten via internet, telefoon of postorder? In dat geval gelden de volgende aanvullende eisen voor bedrijfscorrespondentie:

  1. KvK-nummer
  2. Handelsnaam
  3. Adresgegevens
  4. Prijs
  5. Kenmerken van het product
  6. Betalingswijze
  7. Wijze van levering
  8. BTW-nummer

Het is overigens niet verplicht uw BTW-nummer te vermelden op uw website. Als u het BTW-nummer niet op uw website wilt vermelden, moet u uw afnemers op andere wijze informeren over uw BTW-nummer.

N.b. Let ook op de juiste implementatie van de sinds 13 juni 2014 vernieuwde wetgeving omtrent koop op afstand met consumenten.

Onze tip!
Wij raden aan om uw brieven, facturen, faxberichten, e-mails, offertes, brochures en uw website(s) na te lopen om te controleren of zij voldoen aan de wettelijke regels op het gebied van bedrijfscorrespondentie. Eventuele onvolkomenheden kunt u dan (laten) corrigeren. De hedendaagse technieken maken het up-to-date houden van uw bedrijfscorrespondentie ook eenvoudiger door toepassing van documentsjablonen en standaard templates.