data in de cloud - 4LegalMatters

Heeft u altijd toegang tot uw data in de cloud?

Het werken in de Cloud is hot. Cloud computing geldt voor ondernemers als een flexibele oplossing voor tijdrovende ICT-vraagstukken die bovendien veelal forse investeringen vergen. In het kort komt het er op neer dat ondernemers die gebruik maken van Cloud computing hun bedrijfsgegevens niet meer op de eigen servers hebben staan, maar deze via internet kunnen benaderen op externe servers. Heel efficiënt dus!

Donkere wolken
Maar wat nu als er iets mis gaat? Neem het volgende voorbeeld: Bedrijf X staat voor de noodzaak om zijn ICT-omgeving te vernieuwen. Firma IT Solutions biedt een prima oplossing voor een ICT-omgeving op een Cloud-platform. Na akkoord van bedrijf X regelt IT Solutions de ICT-omgeving en maakt hierbij gebruik van de diensten van een Cloud provider. Na installatie draaien alle kernactiviteiten van bedrijf X perfect in de Cloud. Geen gedoe meer met eigen servers, etc. So far so good.

Maar dan gaat het opeens niet meer zo best met de firma IT Solutions en komt het zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet meer na. Niet lang daarna gaat het bedrijf failliet. Heeft u dan nog steeds toegang tot uw data? Wat gebeurt er in zo’n geval met uw data in de Cloud? Dan hebben we het nog maar niet over de situatie dat de Cloud provider failliet gaat of zijn dienstverlening staakt…

Risico’s
Voor menig ondernemer kan het desastreuze gevolgen hebben als hij geen toegang meer heeft tot zijn cruciale data. Wij noemen een paar voorbeelden:

– Discontinuïteit
Vaak draaien de belangrijkste applicaties op een Cloud-platform. Geen toegang tot cruciale gegevens kan de bedrijfsvoering behoorlijk belemmeren en in het ergste geval zelfs onmogelijk maken met alle kwalijke gevolgen voor de continuïteit van dien.

– Administratieverplichting
Op grond van artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek is het bestuur van een onderneming verplicht om de administratie van de vennootschap zo te voeren dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de vennootschap inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Wat als deze administratie zich in de Cloud bevindt, de stekker er uit gaat en u blijft kijken naar een leeg scherm?

– Faillissement
Indien uw onderneming onverhoopt failliet gaat, krijgen uw crediteuren niet meer betaald. Dientengevolge zal de Cloud provider zijn diensten voor uw onderneming staken. Als uw data zich in de Cloud bevindt en u geen back-ups kunt overleggen, loopt u ook in privé risico’s bij de curator. Het niet voldoen aan de administratieverplichting wordt immers op grond van artikel 2:138/2:248 van het Burgerlijk Wetboek gekwalificeerd als onbehoorlijk bestuur dat vermoedelijk een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Dientengevolge kunt u als bestuurder aansprakelijk worden gehouden voor het tekort in de boedel. Een ander risico is dat de curator, vanwege het ontbreken van relevante gegevens, bepaalde onverplicht gedane transacties als paulianeus handelen (faillissementsfraude) kan bestempelen. Volledigheidshalve merken wij op dat de curator (vooralsnog) uw gegevens in de Cloud niet kan opeisen bij de Cloud provider.

Onze tip!
Treedt in overleg met uw ICT-leverancier en bespreek de mogelijke risico’s en de mogelijke oplossingen. Bijvoorbeeld het sluiten van een driepartijen-overeenkomst tussen u, uw ICT-leverancier en de Cloud provider waarmee u regelt dat u te allen tijde toegang heeft tot de cruciale data van uw onderneming. Of de realisatie van een periodiek aangeleverde (leesbare) back-up of een andere oplossing. Zorg er in elk geval voor dat u te allen tijde toegang heeft tot uw gegevens.

Heeft u vragen?
Heeft u vragen? Komt u er zelf niet uit? Bel nu 06 – 10 90 23 77 of maak gebruik van het contactformulier.